A minőségi kifogás elutasításának a lehetőségeit a polgári törvénykönyv gyakorlatilag szó szerint szabályozza. Ha szabályos elutasító jegyzőkönyvet szeretnénk készíteni, az elutasítás indokaként az alábbi szövegek szerepelhetnek:
- természetes használatból eredő kopás
- vásárláskor már ismert hiba
- nem rendeltetésszerű használat
A „természetes használatból eredő kopás” azt jelenti, hogy például egy alkalmi cipőben kilométereket gyaloglunk, és ettől kilyukad a talpa. A terméket alapvetően jól használjuk, mert gyaloglásra való – tehát nem focizunk benne vagy nem hóban sétálunk –, és nem vagyunk lúdtalpasak sem, amitől alapvetően hamar deformálódik vagy kopik el a cipő, egész egyszerűen csak az átlagosan elvárható használat sokszorosának tesszük ki a terméket.
A „vásárláskor már ismert hiba” esetén a fogyasztó már eleve úgy vette meg a terméket, hogy tisztában volt az adott hibával. Például, ha valaki szállítási sérült mosógépet vesz, amiatt a sérülés miatt nem reklamálhat jogosan, így az arra vonatkozó minőségi kifogását ezekkel a szavakkal kell elutasítani. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy más problémák miatt ne reklamálhatna a vásárló: ha a szállítási sérült mosógép nem centrifugál, akkor valamit kezdenünk kell a problémával.
A „nem rendeltetésszerű használat” akkor lehet az elutasítás indoka, ha a gyártó által leírt rendeltetéssszerű használattól eltérően alkalmazta a vásárló a terméket, és ebből ered a meghibásodás. Ezt az elutasítási indokot vessük papírra akkor, ha nem vízálló órával strandolt a vevő, annak ellenére, hogy a használati utasításban egyértelműen benne volt, hogy a termék nem vízálló. Természetesen a hasonló termékekre jellemző használatot a gyártó nem zárhatja ki: hiába szerepel a használati utasításban, hogy a mobiltelefont nem hordhatjuk zsebben, erre hivatkozva nem utasíthatjuk el a minőségi kifogást, mert ez támadható.
Elvileg minden minőségi kifogást el kell tudnunk utasítani a három fenti indokkal, de ezeken felül van még egy eset: ha egész egyszerűen nyoma sincs a vásárló által megfogalmazott hibának. Ilyenkor az elutasítás indokaként elég annyit írni, hogy „a fogyasztó által jelzett hiba nem észlelhető”.
A Panaszkezelő.hu segítségével automatikusan a helyes, Ptk-ban megfogalmazott elutasítási indokokkal készítheti el a fogyasztóvédelmi jegyzőkönyveket.