- MI A PANASZ?
Ha reklamáló vásárlóval van dolgunk, legelőször azt kell tudnunk eldönteni, hogy éppen minőségi kifogást vagy panaszt fogalmaz meg. Ezt mindenképpen a kereskedőnek kell pontosan elhatárolnia, mert csak akkor tudjuk szabályosan kezelni a helyzetet, ha sikerült kategorizálni az esetet. A fő szabály az, hogy ha a termék minőségével van baj – levált a cipőtalp, nem csörög a telefon, nem fog a bicikli fékje –, és szavatosság vagy jótállás érvényes rá, akkor minőségi kifogásról van szó. Panasznak azt kell tekinteni, amikor:
- a termék minőségével van baj, de a vásárlás időpontjától számított kétéves szavatosság már lejárt, és az esetleges önkéntes jótállás sem érvényes rá;
- a termék színével, méretével van baj, vagy ajándékba kapta, és kettő van belőle, tehát valamiért vissza akarja adni a vásárló;
- a bolttal van baj, mert túl erős a klíma – vagy éppen nincs klíma –, nem jó a nyitvatartási idő, nem kedves a kiszolgálás, túl nagy a sor;
- az ügyintézéssel van gond: nem szállították ki időben a terméket, nem javították ki a minőségi kifogással leadott terméket időben.
Az emberek a legfurcsább dolgok miatt tudnak reklamálni, de mindennel foglalkoznunk kell: egyrészt, hogy megpróbáljuk megtartani a vevőt, másrészt, hogy a fogyasztóvédelmi rendelkezéseket is betartsuk. Nézzük, mit kell tenni, ha sikerült eldönteni, hogy tényleg panaszról van szó!
- ÍRÁSBELI VS SZÓBELI PANASZ
A fogyasztó reklamálhat írásban: e-mailben, a vásárlók könyvében, egy A/4-es lapon a helyszínen, postai úton. Szóbeli reklamációnak számít, ha telefonon teszi meg észrevételeit, vagy a pultnál személyesen. Ha a szóbeli panasz azonnal orvosolható a vevő megelégedésére, akkor nem kell tenni semmit, nincs jegyzőkönyv-felvételi kötelezettség. Ha nem orvosolható azonnal, akkor – egyedi számmal ellátott – jegyzőkönyvet kell készíteni belőle, és innentől kezdve az írásbeli panaszra vonatkozó szabályok élnek azzal a kiegészítéssel, hogy a jegyzőkönyvet is meg kell küldeni a vásárlónak, legkésőbb 30 napon belül, a válasz mellett.
Az írásbeli panaszra azonban mindenképpen írásbeli választ kell adnunk. Ha a vásárlók könyvébe születik bejegyzés, akkor a GDPR irányelveket betartva, a vásárlók könyvére vonatkozó szabályok szerint kell választ írnunk 30 napon belül. A többi csatornán beérkező írásbeli panasznál nincs formai megkötés a válaszra vonatkozóan (az időbeli megkötés itt is 30 nap), de több kikötés van arra vonatkozóan, hogy milyen adatokat kell tartalmaznia az irománynak.
- A SZÓBELI PANASZRA ADOTT VÁLASZ KÖTÖTTSÉGEI
A szóbeli panaszról készített jegyzőkönyvekbe minden esetben – az 1997. évi CLV. törvény alapján – a következőket kell beleírni:
- a fogyasztó neve, lakcíme,
- hol és mikor tette a panaszt
- a panasz
- a cég válasza
- a két fél aláírása
- elutasítás esetén az indoklás
- elutasítás esetén a további panaszfórumok feltüntetése: az illetékes hatóság, és a fogyasztó lakhelye szerinti békéltető testület székhelye, telefonszáma, e-mail címe, levelezési címe
- ha telefonon vagy elektronikus úton tette a panaszt a vásárló, akkor egy egyedi azonosító számot is adni kell a jegyzőkönyvnek
Az így elkészített gyönyörű – és jó hosszú – jegyzőkönyvet aztán 5 évig meg kell őrizni, illetve, amint azt korábban írtuk, a panaszra adott válasszal együtt kell az ügyfélnek legkésőbb 30 napon belül megküldeni.
- ÍRÁSBELI PANASZ KÖTÖTTSÉGEI
Az írásbeli panasz kapcsán szinte mindenki ismeri azt az előírást, hogy a panaszra választ kell adni 30 napon belül. A jogszabály ezzel párhuzamosan tartalmi elvárásokat is támaszt. Az első ilyen az érdemi válasz. A panaszra adott válasz nem lehet egy automatikus válaszüzenet, nem írhatunk bele csupán annyit, hogy: „köszönettel fogadtuk panaszát, melyre munkatársunk hamarosan válaszolni fog.” Ez önmagában jogsértő, hiszen a panasz tárgyában érdemi megoldást/választ nem adott. Az érdemi válasz kapcsán azt is fontos kiemelni, hogy nem érdemi az a válasz, amely a fogyasztó/panaszos által felvetett több problémából csupán egyre ad választ. Minden egyes felvetés/kifogást/panaszt meg kell érdemben válaszolni.
Amennyiben a válaszunkban a fogyasztó igényét elutasítjuk, akkor az elutasítást indokolni kell. Az indokolás tartalmi elvárásai nincsenek a jogszabályban megfogalmazva. Az indokolás lehet hivatkozás jogszabályra, belső szabályzatainkra, vagy akár arra is, hogy az eseményeket másképp látjuk, mint a panaszos, a mi szemszögünkből a követelése nem jogos. Kárigény esetén a kárigény részleges teljesítését is célszerű indokolni: „10000 Ft-os kárigényét nem tartjuk jogosnak, ellenben 5000 Ft vásárlási utalványt szívesen adunk Önnek. Ennek indoka, hogy nem kellett volna taxival visszaszállítania a terméket, azt tömegközlekedéssel, vagy saját autóval is megtehette volna.”.
Amennyiben elutasítjuk a vásárlót, akkor kötelező feltüntetni a fogyasztó lakóhelye szerint illetékes fogyasztóvédelmi hatóság (járási fogyasztóvédelmi hatóság), illetve a szintén a fogyasztó lakóhelye szerint illetékes békéltető testület elérhetőségeit (székhelyét, telefonos és internetes elérhetőségét, levelezési címét). Ezeket úgy kell feltüntetni, hogy a fogyasztó tisztában legyen azzal, hogy milyen típusú problémájával melyik szerv segítségét tudja igénybe venni (vitás kérdésben a békéltető testületek vagy bíróság, jogszabálysértés esetében hatóság).
Elutasítás esetén van még egy fontos kötelezettségünk, tájékoztatni a panaszost arról, hogy a cégünk igénybe veszi-e a békéltető testületi eljárást. A nem túl szerencsés megfogalmazás (a cégeknek nincsen választási lehetőségük, az eljárásban részt kötelesek venni) alatt sokan sok mindent értenek, de a békét kívánó vállalkozásoknak azt javasoljuk, hogy írják a válasz végére: „Társaságunk igénybe veszi a fogyasztói jogvita rendezésére a békéltető testületi eljárást.”
- BOLTI TÁJÉKOZTATÁS
A panaszkezelés a hatóságok szerint ott kezdődik, hogy a fogyasztókat kérdés nélkül, minden üzletben tájékoztatjuk a panasztételi lehetőségekről. Jól olvasható helyre ki kell tenni az alábbi információkat:
- a cég nevét és székhelyét;
- ha nem a helyszínen intézik a panaszokat, akkor a panaszkezelés helyét és elérhetőségeit;
- az illetékes békéltető testület nevét és elérhetőségeit.
A Panaszkezelő.hu segítségével olyan fogyasztóvédelmi e-jegyzőkönyveket készíthet, amelyek minden fenti kitételnek megfelelnek. Igénybe veheti a programot a szóbeli panaszok írásbeli rögzítésére, vagy az írásban érkezett panaszok, sőt akár a vásárlók könyvébe született bejegyzések megválaszolására. Automatikusan sorszámozza a jegyzőkönyveket, és automatikusan feltünteti az illetékes járási hivatal illetve békéltető testület szükséges adatait, ha a vásárló címét megadjuk a jegyzőkönyv-készítés során. Próbálja ki most!